Rotorsaksanalys med “5 Why”
Vi har alla varit där. Ett problem uppstår i en process, produkt eller tjänst och det enda man vill göra är att hitta en snabb lösning. Men utan att förstå den underliggande rotorsaken till problemet riskerar man att bara behandla symtomen. Det är här tekniken 5 Why (5 Varför) kommer in – en enkel men kraftfull metod för att gräva djupare och hitta roten till problemet.
Vad är 5 Why?
5 Why är en problemlösningsmetod som utvecklades av Toyota som en del av deras Lean Manufacturing -filosofi. Tekniken går ut på att göra en rotorsaksanalys genom att ställa frågan "Varför?" flera gånger (oftast fem) för att systematiskt analysera orsakerna till ett problem.
Hur fungerar 5 Why?
Tekniken är till synes simpel, men väldigt effektiv. Här är en steg-för-steg-guide:
- Identifiera problemet: Börja med att tydligt formulera vad som har hänt. Exempel: "Maskinen stannade".
- Fråga "Varför?" första gången: Varför stannade maskinen?
Svar: För att den inte fick ström. - Fortsätt ställa frågor:
Varför fick den inte ström? Svar: För att en säkring löste ut.
Varför löste säkringen ut? Svar: För att maskinen överbelastades..
Varför överbelastades maskinen? Svar: För att lagret inte smörjdes korrekt.
Varför smordes inte lagret korrekt? Svar: För att underhållsrutinerna inte följdes.
När du når en grundläggande orsak – i det här fallet bristande underhåll – kan du implementera hållbara åtgärder för att förhindra att problemet uppstår igen.
När du når en grundläggande orsak – i det här fallet bristande underhåll – kan du implementera hållbara åtgärder för att förhindra att problemet uppstår igen.
När ska du använda dig av 5 Why?
Metoden är särskilt användbar för:
Enkel problemlösning: När du behöver göra en rotorsaksanalys utan avancerade verktyg till hjälp.
Kvalitetsförbättring: För att lösa återkommande problem och förbättra dina processer.
Teamdiskussioner: För att engagera flera perspektiv i problemlösningen.
Fördelar
- Kräver inga speciella verktyg eller omfattande utbildning.
- Hjälper dig att se bortom de uppenbara symtomen och hitta rotorsaken.
- Kan tillämpas direkt utan stora resurser.
- Kan användas inom alla branscher och för alla typer av problem.
Begränsningar
- Det kräver att deltagarna är ärliga och objektiva.
- Om analysen inte utförs noggrant kan man missa den verkliga rotorsaken.
- För komplexa problem kan det behövas andra metoder, som fiskbensdiagram eller dataanalys, för att komplettera.
Exempel på 5 Why i praktiken
Tänk dig att du arbetar på ett kundtjänstcenter där många klagomål handlar om sena leveranser. Då kan dina 5 varför se ut så här:
- Varför är leveranserna sena?
För att chaufförerna ofta måste vänta på att fordon ska lastas. - Varför måste de vänta?
För att packningen inte är klar i tid. - Varför är packningen inte klar i tid?
För att orderhanteringssystemet är långsamt. - Varför är systemet långsamt?'
För att det är föråldrat och överbelastat. - Varför är det föråldrat?
För att det inte har uppdaterats sedan det infördes för fem år sedan.
Rotorsaken är alltså ett föråldrat system, vilket ger dig en tydlig riktning för förbättring: uppdatera eller byta ut systemet.
Tips för en lyckad rotorsaksanalys
Vill du förbättra din problemlösningsförmåga? Kombinera 5 why, med fiskbensdiagram och PDCA för att effektivt analysera och åtgärda dina problem! Oavsett om du arbetar med produktion, tjänster eller projektledning är det en enkel teknik som snabbt hjälper dig att förstå varför problem uppstår – och hur du kan förhindra dem i framtiden.
Behöver du hjälp att analysera ditt produktionsflöde? Kontakta oss så vägleder vi dig rätt!
Produktionsutveckling / Konsultchef
Niklas Falk Tellman
